Comment préparer sa participation à un salon professionnel : 10 conseils de standiste

Participer à un salon professionnel peut être un véritable levier de croissance pour votre entreprise. Un salon dure seulement quelques jours mais sa préparation doit être anticipée des semaines voire des mois à l’avance. Votre stand doit être à l’image de votre entreprise et de vos ambitions et doit pouvoir marquer les esprits. Si vous préparez votre événement au dernier moment, sans objectifs clairs, avec un budget sous-estimé, votre retour sur investissement risque d’être difficile à mesurer.

En tant qu’expert dans le secteur de l’événementiel, voici nos 10 conseils pour bien préparer votre participation à un salon professionnel.

1. Choisir le bon salon professionnel pour votre exposition

Si ce n'est pas votre premier salon, on imagine que vous avez déjà eu cette réflexion et que le choix du salon n’est plus une inconnue pour vous. Toutefois, veillez à surveiller les potentiels nouveaux événements qui se créés et qui pourraient correspondre à votre entreprise.

Si vous n’avez jamais participé à aucun salon, vous devez porter une attention particulière à ce choix. Choisissez le salon professionnel en fonction de sa taille, de sa zone géographique, du secteur, … En effet, vous n’irez pas participer à la foire de Paris si vous avez une entreprise de service très locale à Nantes. En revanche, si vous êtes une entreprise toulousaine et que vous lancez un produit innovant dans votre domaine, il peut être intéressant d’avoir un stand à la foire de Paris.

Il vous faut également analysé l’événement en détail, identifier les autres exposants (par exemple en regardant la liste des exposants des éditions précédentes), vous pouvez également demander à l’organisateur les statistiques de fréquentation, vous renseigner auprès d’anciens exposants si vous en connaissez, et surtout être sûr que les visiteurs du salon correspondent bien à votre clientèle cible (acheteurs, investisseurs, B2B, …).

Faire le choix du salon vous permet ensuite de fixer des objectifs précis.

2. Fixer des objectifs clairs pour votre salon

Si vous souhaitez exposer sur un salon professionnel, posez vous les bonnes questions : êtes vous une entreprise déjà connue dans le secteur ? êtes vous une toute nouvelle marque ? Préparez-vous le lancement d’un nouveau produit ? Avez-vous des produits phares que tout le monde dans le secteur connaît déjà ?

Ces questions vous permettront d'établir si votre objectif sur le salon est plutôt la notoriété, la visibilité, l'acquisition de leads,... Vous pouvez aller encore plus loin en chiffrant cet objectif à travers des données comme le nombre de visiteurs sur votre stand, le nombre de contacts pris, le nombre de flyers distribués, le nombre de ventes.

Votre objectif permet de définir votre budget global pour le salon et ainsi définir la taille du stand, l’équipe engagée pendant l’événement, les animations à prévoir.

3. Établir un budget réaliste avant de réserver l’emplacement

Une fois le choix du salon et le vos objectifs définis, il est important de déterminer votre budget. Plusieurs postes de dépenses sont à prévoir : l’emplacement sur le salon, vous pouvez payer pour un emplacement nu, souvent l’organisateur vous propose également des solutions d’aménagement standardisées (des cloisons simples, un sol type moquette et du mobilier de base). Le coût de l’emplacement dépend de la taille, des options que vous souhaitez (l'électricité par exemple).

Si vous choisissez un emplacement nu il vous faudra prévoir le coût pour l’aménagement ainsi que le transport des éléments, prévoir également le coût des supports de communication (PLV, flyer, …). Vous pouvez faire appel à un standiste qui s’occupera de toutes les étapes de la conception du stand au démontage en passant par la fabrication, le transport et le montage.

Prévoyez également ce qui concerne votre équipe, le nombre de personnes nécessaire pour tenir le stand sur la durée de l’événement et tout ce qui va avec (le transport, l'hébergement, …).

4. Construire un rétroplanning pour tenir les délais

Pour vous organiser au mieux, tenir les délais et être prêt le jour J, faites un rétroplanning. Vous partez de la date d’ouverture du salon et vous remontez. Il faut prévoir les différentes phases : la réservation de l’emplacement, le choix du standiste, si pas de standiste : réserver les différentes options nécessaires auprès de l’organisateur, location du mobilier, création et impressions des supports de communication, prévoir le transport, préparer les équipes, gérer les prestataires si il y a, …

Avoir un rétroplanning détaillé avant même de commencer permet d’avoir un chemin à suivre et d’être sûr d’être bien préparé pour le salon, sans rétroplanning vous prenez le risque d’oublier des choses et de d’avoir des soucis au démarrage de votre salon.

5. Choisir entre stand sur mesure, modulaire ou hybride

On a évoqué lors du point n°3 à propos du budget le choix du stand.

Effectivement lorsque vous réservez votre emplacement auprès de l’organisateur du salon, vous devez choisir la taille, mais aussi le type d’emplacement. Un emplacement nu ou un emplacement avec un aménagement standardisé.

Il vous faut donc choisir en fonction de vos besoins mais aussi de votre budget si vous souhaitez un stand sur mesure (réserver un emplacement nu et faire appel à un standiste pour gérer votre stand) ce qui vous permettra d’avoir un stand 100% personnalisé, qui va vraiment marquer et attirer l’oeil sur un salon. Vous pouvez également choisir un stand modulaire, quelque chose de plus standard, moins personnalisé, avec des éléments réutilisables. Ou un stand hybride, une combinaison de tout ça.

6. Briefer son standiste avec un cahier des charges précis

Si vous choisissez de faire appel à un standiste pour votre participation à un salon, il est important de lui communiquer toutes les informations sur le salon (le nom, la ville, les dates), sur votre emplacement (la taille, sa disposition sur le salon par rapport aux allées et à l’entrée principales), ainsi que le budget dont vous disposez.

Votre standiste aura également besoin bien entendu de votre charte graphique et de vos attentes en terme d’aménagement (avez vous besoin d’une zone d’accueil, d’échange, d’un stockage, d’écrans, de bureau, …) il ajoutera ensuite sa touche de créativité à tout cela pour vous concevoir un stand sur mesure à votre image.

7. Respecter le règlement technique de l’exposition

Il est très important de se renseigner auprès de l’organisateur sur toutes les règles techniques à respecter. Il peut par exemple y avoir des contraintes d’hauteur, de matériaux, des obligations pour la sécurité incendie, mais aussi pour les horaires de montage et de démontage.

Si vous avez des prestataires pour votre stand, il faut impérativement transmettre toutes les informations techniques afin d’éviter tout refus le jour de montage.

8. Préparer son équipe à tenir le stand

Choisissez les personnes qui seront présentes pendant toute la durée du salon et qui seront les interlocuteurs directs des visiteurs. Votre équipe doit être bien préparée, connaître parfaitement les produits, pouvoir faire des démonstrations, avoir un discours en adéquation avec les attentes de votre entreprise. Et pouvoir également mesurer l’impact de votre participation à ce salon avec par exemple des outils comme un formulaire à remplir ou des outils commerciaux.

9. Communiquer avant l’événement pour attirer les visiteurs

N’oubliez surtout pas la communication ! Dans l’idéal, prévenez prospects et clients plusieurs semaines en amont, par le biais de votre newsletter, de votre site internet, de vos réseaux sociaux, dans votre signature de mail (ajout dans votre signature “Retrouvez nous au salon de l’agriculture du 27 février au 7 mars 2027”), affiches dans votre boutique, …

Immortalisez votre participation également pendant l’événement, afin de pouvoir communiquer dessus sur vos différents canaux notamment réseaux sociaux pendant et après.

10. Organiser le suivi des contacts après le salon

Le salon est terminé, le stand est démonté, l’équipe est rentrée au bercail, mais votre participation à un salon pro ne s’arrête pas là. Pour maximiser les résultats de cette exposition, préparer une stratégie pour tous les contacts que vous avez pu récolter. Relancer dans les jours qui suivent avec un message personnalisé pour ne pas vous faire oublier et rater une opportunité. Préparez en amont un document pour pouvoir y ajouter tous les leads obtenus, les classer et suivre les prises de contact.

Exposer à un salon professionnel ne s’improvise pas et se prépare bien en amont. Vous l’avez vu, beaucoup de paramètres sont à prévoir afin de maximiser cet événement et d’avoir un retour sur investissement. Différentes étapes sont à optimiser avant (définition des objectifs, du budget, choix des prestataires …), pendant (communication, équipe, …) et après (suivi des leads).

Faire appel à un standiste pour votre participation à votre stand ne se limite pas à la création d’un joli stand, votre standiste est un expert de l’événementiel qui va vous accompagner sur toutes les étapes concernant votre stand : création de votre stand selon vos attentes et votre budget, fabrication sur mesure, transport sur le lieu d'exposition, montage de votre stand et démontage. Votre standiste est un habitué, il connaît les parcs des expositions, il connaît les contraintes techniques, il est en lien direct avec les organisateurs. Ça vous permet de vous concentrer sur autre chose tout aussi important pour réussir son événement : la communication, la préparation de vos équipes, et la mise en place d’outils de suivi.

Pitxuevent vous accompagne dans votre projet de stand partout en France et en Europe, et même au-delà !

Vous préparez un salon professionnel ? Des stands & vous, on s’occupe de tout !

Votre stand reste l’un des premiers points de contact entre votre entreprise et vos futurs clients. Sa conception mérite plus qu’un simple assemblage de cloisons. Chez Pitxuevent, on imagine avec vous un espace qui attire, rassure, et donne envie de venir échanger. Design, fabrication, montage, démontage : on s’occupe de tout, en respectant votre image.

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FAQ

Combien de temps à l’avance faut-il préparer un salon professionnel ?

Préparez vous plusieurs semaines voire plusieurs mois en avance. Prenez en compte le choix de vos prestataires, la conception et fabrication du stand, la préparation de vos équipes, … 

Combien coûte la participation à un salon professionnel ?

Cela dépend de la surface, du type de stand, des options souhaitées, … Comptez également la location de mobilier, le transport, les équipes sur place. 

Comment choisir un salon professionnel adapté à son activité ?

Choisissez un salon en lien avec votre activité puis renseignez vous sur le profil des visiteurs, la fréquentation, les exposants des éditions précédentes, afin de vous assurer que cela correspond à vos objectifs comerciaux.

Comment attirer des visiteurs sur son stand ?

Un stand sur mesure fait généralement la différence, il attire l’oeil et permet de se faire remarquer par les visiteurs. Vous pouvez également mettre en place une prise de rendez-vous en amont, et pourquoi pas si votre activité le permet des démonstrations et des animations.

Stand sur mesure ou modulaire : lequel choisir ?

Choisissez en fonction de vos objectifs, de votre budget et du nombre de salons auxquels vous participez.